Teamkommunikation und Projektmanagement

Es ist immer wieder verblüffend, wenn man Mitarbeiter hochspezialisierter KMU´s (Kleiner- und Mittelständiger Unternehmen) über ihre Teamkommunikation und Projektmanagement sprechen hört. Warum ? Neulich hat mir ein langjähriger Freund, der seine Brötchen als Teamleiter bei einem Medizintechnik-Dienstleister (und somit bei einem jener oben erwähnten Unternehmen) verdient, die kommunikationstechnische Situation in seinem Team geschildert, und zwar in der Teamkommunikation sowie im Projektmanagement (beides hat letztendlich dieselbe Grundlage – Kommunikation).

Da ich als Projektmanager mit eben diesen Themen zu tun habe, wollte er sich einen Rat einholen. Ohne interne Details preis zu geben sprach er darüber, dass manche Mitglieder gar nicht so richtig mitteilen woran sie eigentlich arbeiten. Wieder andere führen die eigenen Kollegen unfairer Weise an der Nase herum. Dies sind allesamt Situationen, die meiner Meinung nach durch eine transparente Kommunikation vermieden werden können. Wenn du auch bei dir im Team eine ähnliche Situation hast, dann befolge bitte folgende Schritte, um eine sofortige Verbesserung herbeizuführen.

Führe eine Kommunikationskultur ein

Es ist ganz einfach: schlechte Kommunikation bedeutet schlechtes Management ! Du kannst deine Mitarbeiter bzw. Teamkollegen nur so gut in Richtung eines gemeinsamen Zieles steuern, wie Du zielgerichtet kommunizierst. Dies gilt für beide Richtungen. Denn nur mit einer Kommunikations- und Feedbackkultur können Erfolge aber auch Probleme angesprochen werden. Ersteres wird das Team motivieren, mehr zu leisten. Letzteres ermöglicht es, eine passende Lösung zu finden. Der schützende Rahmen dieser Kultur wird gebildet durch die Gewissheit aller Mitglieder, dass Ihre interne Kommunikation nicht nach Außen getragen wird, es sei denn, dies ist explizit gewünscht. Weiterhin ist ein gepflegter Stil untereinander unumgänglich.

Hierbei ist zu beachten, dass mit der Zeit eine gewisse gegenseitige Kritikfähigkeit entwickelt wird. Deswegen sollten Feedbackgespräche immer sachlich bleiben und niemals persönlich werden. Sollte ein Mitarbeiter einen fatalen Fehler gemacht haben (was durchaus vorkommen kann) kannst Du den Fehler sowie die Ursachen natürlich ansprechen, solltest aber darauf achten, dein Gegenüber nicht bloß zu stellen. „Das machst du immer so“ oder „Na wen wundert´s“ sind sicherlich keine motivierenden Aussagen. Diese führen nur dazu, dass das Team verschlossen bleibt und lieber keine negativen Informationen mit Dir teilt, um nicht hilflos solchen Sprüchen ausgeliefert zu sein. Bedenke: Auch bei Fehlern gibt es immer mehrere Beteiligte. Passt die Aufgabe, die zum Fehler geführt hat, zu den Kompetenzen des Mitarbeiters ? Hättest Du sie vielleicht besser an jemand anderen delegieren können ? Du merkst schon, mal sollte einen Teil des Fehler auch bei sich selbst suchen und diesen auch offen zugeben. Das macht dich nicht schwächer, im Gegenteil !

Scrum Meeting „Daily Scrum“ sofort einführen

Als zertifizierter Scrum Master und Product Owner kann ich folgendes getrost schreiben: Agile Vorgehensweisen wie Scrum oder Kanban verdienen mehrere eigene Artikel ! Hier möchte ich lediglich auf eine simple Vorgehensweise aufmerksam machen, die Du auch ohne viel Vorwissen sofort in die Praxis umsetzten kannst. Es geht mir konkret um das „Daily Scrum“. Führe jeden Morgen, zu einer Zeit an der die meisten Teammitglieder anwesend (oder online) sind, ein maximal 15 minütiges Meeting ein, in dem der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin kurz darüber berichtet, an was dieser bzw. diese gerade arbeitet. Achte hierbei auf folgendes:

• Jedes Teammitglied sagt etwas. Jedes Teammitglied! Jedes! Niemand darf sich drücken. Zumindest 2-3 Sätze sollten aus jedem Mund zu hören sein.
• 15 Minuten ist die Obergrenze. Diese solltet Ihr niemals überschreiten. Es ist aber OK, wenn es weniger dauert als 15 Minuten, solange dies nicht explizit gefordert ist (und sich stattdessen aus der Situation heraus ergibt).
• Nicht zu tief in technische Details verfallen, sondern einen Überblick über die Tätigkeiten jedes einzelnen gewinnen
• Sollte es weiteren Klärungsbedarf zwischen KollegInnen geben, bitte ein weiteres Meeting (das dann kein Daily Scrum mehr ist) ansetzen und das Thema klären – idealerweise direkt im Anschluss.

Wenn du diese Regeln einhältst und dafür sorgst, dass alle anderen dies auch tun, dann wird das Meeting binnen weniger Tagen bereits eure Teamkommunikation und euer Projektmanagement erheblich verbessern.

Aufgaben priorisieren. Pareto 80/ 20 für den Erfolg !

Wenn du den Gesamterfolg des Teams fokussierst, dann solltest du vor allen darauf achten, dass die wirklich wichtigen Aufgaben erledigt werden. Die weniger wichtigen kann man noch nachziehen. Es gibt viele Methoden, wie man Aufgaben priorisiert. Als Beispiel kann ich die Eisenhower Methode nennen, aber es gibt noch viele weitere, im Netz sehr gut dokumentierte Methoden, weshalb ich hier nicht näher darauf eingehen möchte. Faktoren wie Dringlichkeit und Wichtigkeit spielen eine Rolle. Auch ist es wichtig, von wem die jeweiligen Aufgaben stammen. Wenn z.B. der Vorstand oder ein für die Firma besonders wichtiger Kunde möchte, dass du eine (wenn auch relativ simple) Aufgabe schnell erledigst, dann ist diese per Definition sehr wichtig für dich bzw. dein Team – sorry, aber so läuft das Arbeitsleben.

Wenn vielen Aufgabe anstehen und die Teamressourcen langsam knapp werden, dann gibt es nichts Besseres als das Pareto Prinzip, auch bekannt als das 80/20 Prinzip. Dies gilt gleichermaßen für Teamkommunikation und Projektmanagement. Als Trainer für Time- und Selbstmanagement kann ich zwar einiges mehr darüber berichten, doch wenn wir im Kontext der Teamarbeit bleiben sollten, besagt dieses Prinzip grob: Ein kleiner (aber wichtiger) Teil der Aufgaben ist für einen Großteil der Ergebnisse verantwortlich ! Oder noch einfacher ausgedrückt: Konzentriert euch auf das Wesentliche und nicht auf den Kleinkram ! Den den könnt Ihr immer noch nachliefern. Mehr über Zeit- und Selbstmanagement kannst du übrigens in diesem Artikel nachlesen.

Nutze Projektmanagement- und Kommunikations Tools

Mittlerweile gibt es viele Tools um das Projektmanagement sowie die Kommunikation innerhalb eines Teams zu verbessern. Man muss auch nicht sofort das Premium Paket nehmen (was aber mittelfristig durchaus Sinn macht) sondern kann die Tools für eine gewisse Zeit getrost ausprobieren. Hier zähle ich einige davon auf.

• Kommunikation: Slack, Teams, Zoom . Ich bevorzuge Slack für teaminterne ad-hoc Chats (um die klassische, etwas in die Jahre gekommene Email abzulösen) sowie Teams bzw. Slack für live Meetings. Für letzteres ist das opensource Tool Jitsi übrigens auch gut geeignet, beachte aber das Jitsi nicht so sicher ist wie die Bezahltools.
• Projektmanagement (1): Atlassian Produkte wie Jira solltet Ihr einführen, wenn Ihr mehrere Unterschiedliche Vorhaben mit einer Software abdecken möchtet. Wenn Ihr z.B. agile Projekte koordinieren und auch einen Change Prozess nach ITIL einführen wollt, ist Jira das Tool eurer Wahl. Auch hier gibt es eine kostenlos Version, die allerdings weniger Funktionalitäten aufweist. Doch höchstwahrscheinlich reichen euch diese wenigen Funktionen bereits.
• Projektmanagement (2): An dieser Stellen seien Produkte wie Trello, Monday, Asana aber auch Klassiker wie MS Projects genannt. Probiert einfach aus (wie erwähnt haben die meisten davon kostenlose Testversionen) und entscheidet, welches für euch das richtige ist. Um die richtige Entscheidung herbeizuführen lohnt es sich definitiv, etwas Zeit in die Nutzung dieser Tools zu investieren.
• Knowledge Management: Hier geht es um die klassischen „Wiki´s“. Man kann unternehmens- oder teaminterne Wiki´s erstellen um das Fachwissen eines bzw. weniger Mitarbeiter mit dem ganzen Team zu teilen. Leider wird dies in vielen Unternehmen unterschätzt und es geht viel Know-How einfach verloren, wenn der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin das Unternehmen plötzlich verlässt. Denn dies ist in der freien Wirtschaft nun mal möglich. Hierfür hat Atlassian bestimmte Module bereitgestellt. Alternativ kann man sich ein Wiki direkt über Wikimedia Produkte einrichten, was allerdings technisches Know-How erfordert.

Ausblick: Das musst Du mittelfristig einführen

Du weisst jetzt, was du binnen kürzester Zeit unternehmen kannst, um eure Kommunikation und Koordination zu verbessern. Siehe das jedoch nicht als Allroundmittel, um euer Team zu optimieren – das ist es sicherlich noch nicht. Denn die obigen Empfehlungen sind zwar ein Performance Booster für dein Team, jedoch mittelfristig nicht ganz ausreichend. Du willst dein Team nachhaltig optimieren, und hierfür brauchst du System. Stichpunktartig zähle ich auf, was Du, sobald wie möglich, einführen solltest.

• Hole dir externe Hilfe: Unabhängige Berater bzw. Coaches können eure Situation vor Ort besser beurteilen als jemand, der Mitglied in eurem Team ist. Auch ich habe in diesem Bereich viel Erfahrung.
• Einführen einer agilen Methode wie z.B. Scrum: Lasse dich und ggf. weitere Kollegen als Scrum Master zertifizieren (z.B. über Scrum.org) und führe diese Vorgehensweise in eurem Team ein. Im Gegensatz zu anderen Schulungen sind die Kosten überschaubar.
• Kommunikationskultur aufrechterhalten: Achte darauf, dass Ihr nicht still und leise in alte Muster zurückfällt und jeder leise vor sich hin arbeitet. Die oben erwähnten ad-hoc Methoden solltet Ihr aufrecht erhalten. Dafür hast du Sorge zu tragen. Wenn Du das Gefühl hast, dass ihr euch „wie früher“ verhaltet, dann spreche dies innerhalb des Teams offen an.

Diese Liste kann man sicherlich noch weiterführen, doch für diesen Beitrag sollte es ausreichen. Auch ist es sehr von eurer internen Teamstruktur abhängig, welcher dieser Punkte zuerst umgesetzt werden sollte. Denn Teams sind zwar ähnlich, doch keines ist ganz genau wie das Andere.

meinkanal.de / Murat Böyükbas

Du möchtest mehr über das Thema Projektmanagement erfahren ? Lies doch mal nach, wie man Projektmanagement besser nicht betreiben sollte, vielleicht erkennst du einiges wieder (oder auch nicht).