Emails müssen keine Zeitdiebe sein

Da die Bearbeitung von Emails erfahrungsgemäß einiges an Zeit beansprucht, ist es an dieser Stelle angebracht, das Thema innerhalb des Zeitmanagements zu behandeln. Insbesondere ist die „Emailsucht“ ein wichtiger Zeitkiller, durch die wir uns erfolgreich Arbeit vorgaukeln können. Die Zeit, die wir für Emails benötigen, können wir verkürzen bzw. effizienter gestalten, wenn wir uns an ein paar einfache Regeln halten.

Wann solltest Du Dich um Deine Emails kümmern

Da wäre zum Beispiel das Zeitfenster, in dem Emails bearbeitet werdet sollen. In der Regel sind hierfür drei Zeitfenster vorgesehen. Das erste Zeitfenster beginnt morgens kurz nachdem der Arbeitstag angefangen hat, z.B. 1h nach Arbeitsantritt. Das nächste Zeitfenster liegt kurz vor dem Mittagessen und das letzte ca. um 15 Uhr. Diese Zeiten sollten lediglich als Orientierung dienen, denn jeder sollte, entsprechend der Anforderungen seiner Tätigkeit, sein eigenes Zeitfenster festlegen.

Wie solltest Du Emails priorisieren und archivieren

Wichtige Angelegenheiten sollten zuerst erledigt werden. Dementsprechend solltest Du wichtige Emails zuerst bearbeiten. Im Alltag sind viele Emails etwa gleich wichtig, in diesem Fall genügt es, wenn du Emails nach Eingangsdatum bzw. nach Uhrzeit des Eingangs bearbeitest.

Nach längerer Abwesenheit, z.B. wenn Du aus dem Urlaub zurück bist, wirst Du wahrscheinlich einen richtig vollen Posteingang haben, den es zu leeren gilt. In diesem Fall ist es besser wenn Du nach irgend einem dir wohlbekannten Kriterium priorisierst. Dies können bestimmte Absender oder bestimmte Themengebiete sein. Überfliege möglichst alle Mails (um zumindest Absender und Überschriften zu konsolidieren) und schaue Dir die Mails deiner Vorgesetzten oder Deiner Kollegen, mit denen Du gerade zusammen in einem wichtigen Projekt sitzt, zuerst an.

Um Ordnung in deinem Posteingang zu gewährleisten, ist Archivierung und Markierung von Mails unumgänglich. Mails, die Du schon lange bearbeitet hast und die veraltete Themen behandeln, kannst du getrost in einen Archivordner ablegen. Die aktuelleren Mails solltest du kategorisieren, um sie einfacher wiederzufinden. In der ersten Stunde der Emails hat man Ordner für verschiedene Themengebiete angelegt. Heutzutage sind Labels angesagter, da man damit eine Email in mehr als nur einer Kategorie halten kann. Beispielsweise kann man eine Mails als „intern“ sowie als „eilig“ labeln. Und nicht vergessen: Emails ohne Betreff oder gar Spam Mails kannst du getrost löschen. Somit ist auch gewährleistet, dass Du dich an die Datenschutzrichtlinien deines Unternehmens hältst.

Wie solltest Du Emails beantworten

Kennst Du das auch, wenn dein Kollege oder Vorgesetzter eine lange Mail unkommentiert weiterleitet, frei nach dem Motto „du weißt schon, was zu tun ist“? Wie fühlst Du dich, wenn du eine solche Email bekommst? Wenn Du dich gut fühlst, dann kannst du diesen Abschnitt getrost überspringen. Ist dem nicht so und möchtest Du verhindern, selbst der Auslöser dieser nicht gerade (Betriebs-)klimafreundlichen Gefühle zu werden, dann achte bitte darauf, dass du Emails nicht unkommentiert weiterleitest. Zumindest ein kurzer Satz zur Erläuterung sollte schon drin sein. Des weiteren solltest Du darauf achten, bei langen Mails den bisherigen Mailverkehr nicht aus der Nachricht zu löschen.     

Es ist zudem gute Sitte, max. 3 Einzelpersonen auf CC zu setzen (es können auch Mailverteiler sein) und auf das BCC gänzlich zu verzichten, um das Vertrauensverhältnis unter Kollegen nicht zu gefährden. Sind Fragen an Dich gerichtet und kannst Du diese innerhalb weniger Minuten beantworten, dann tue das ! Wird die Beantwortung der Fragen voraussichtlich etwas länger dauern, dann gebe den Verfassern kurz Rückmeldung, dass Du die Fragen bald beantworten wirst. Was du aber nicht machen solltest, ist einen Teil der Fragen zu beantworten und andere unbeantwortet zu lassen.

Last but not least solltest du darauf achten, den Mailbetreff treffend zu wählen und auf gar keinen Fall eine Email ohne Betreff ab zu senden. Ich hatte mal einen Professor, der Mails ohne Betreff nicht beantwortete – übel nehme ich es Ihm nicht.

Wann solltest Du besser auf Emails verzichten

Emails sind zwar praktisch, doch Kommunikation findet nicht nur schriftlich statt. Zu manchen Anlässen sind Gestik, Mimik und Tonlage mindestens genauso wichtig wie das Gesagte oder Geschriebene, wenn nicht sogar wichtiger.  Aus diesem Grund solltest Du in folgenden Situationen auf die Email verzichten und einen anderen, geeigneteren Kommunikationskanal nutzen

• Dringende Themen. Und ich meine wirklich dringende Themen, die keine Minuten mehr warten können, sollten nicht (nur) mit Emails angegangen werden. In diesem Fall einfach zum Hörer greifen! Hier dient die Email lediglich als schriftlicher Nachweis, dass Du die Person kontaktiert hast. Da sie aber kein Echtzeitmedium ist, kannst Du manchmal lange auf eine Antwort – und auf eine Lösung deines dringendes Problems- warten.

• Kritik, die direkt an eine bestimmte Person gerichtet ist. Dies kann zu Missverständnissen führen und Abwehrreaktionen hervorrufen, was nicht zur Lösung des Problems beitragen wird.​

• Zur Entscheidungsfindung unter mehreren Beteiligten. Bitte in solch einem Fall ein Meeting oder eine Telko einberufen, frei nach dem Motto „Das Thema ist heikel. Wir bilden einen Stuhlkreis“. 

meinkanal.de / Murat Böyükbas

Lese gerne auch den ersten Teil unserer Zeitmanagement Reihe. Weitere Beiträge zu diesem Themengebiet stehen in den Startlöchern.